Extraer datos de facturas con IA y revisión
Por David San José
Introducir facturas de proveedores es uno de los trabajos más repetitivos de administración: abrir el PDF, leer proveedor, fecha, base, IVA y total, y teclearlos. Los modelos de lenguaje hacen esa lectura bastante bien, incluso cuando cada proveedor usa un formato distinto.
"Bastante bien" no es "siempre". De esa diferencia depende cómo hay que montarlo.
Qué hace bien y qué no
Lee formatos variados sin necesitar una plantilla por proveedor, y acierta con facilidad en campos claros como el número, la fecha o el total.
Le cuestan más los documentos escaneados torcidos o de mala calidad y las facturas con muchas líneas o varios tipos de IVA. Y tiene un problema de fondo: puede devolver un dato incorrecto con la misma seguridad que uno correcto. No avisa.
El flujo, paso a paso
- Entrada. Las facturas llegan a un buzón o a una carpeta.
- Extracción. El modelo devuelve los campos en un formato estructurado.
- Comprobaciones automáticas. Reglas que no dependen del modelo: que base más IVA sume el total, que el NIF tenga un formato válido, que el proveedor exista y que la factura no esté duplicada.
- Revisión humana. Lo que no supera las comprobaciones pasa a una persona, con el documento al lado.
- Registro. Solo lo validado entra en el programa de contabilidad.
El paso 3 es el más importante. Detecta buena parte de los errores sin que nadie tenga que mirar.
Cuándo hace falta una persona
Siempre que un error tenga consecuencias, y aquí las tiene: un importe mal leído acaba en un pago o en una declaración.
Al principio conviene revisar todas las facturas. Con los resultados en la mano se decide si la revisión puede limitarse a las que fallan alguna comprobación.
Medir antes de fiarse
Antes de ponerlo en uso se prueba con una muestra de facturas reales que ya estén contabilizadas y se compara campo a campo. Así se sabe cuánto falla y dónde, en lugar de suponerlo.
A veces la medición cambia el plan. Si los fallos se concentran en dos proveedores que mandan facturas escaneadas, puede bastar con pedirles el PDF original.
Coste y datos
- Coste. Los modelos de terceros cobran por uso. Depende del volumen y se estima con la misma muestra de la prueba.
- Datos. Una factura contiene datos de terceros. Antes de empezar hay que revisar a qué proveedor se envían y en qué condiciones.
Cuándo no compensa
Con pocas facturas al mes, teclearlas cuesta menos que montar y mantener el flujo. Y si tus proveedores ya envían factura electrónica en formato estructurado, no hace falta IA: basta con leer el fichero.
Por dónde seguir
Automatizar la entrada de facturas tiene poco recorrido si después hay que volver a teclear los datos en otro programa. Sobre cómo conectar herramientas, mira comprar, integrar o desarrollar software.
Y con los datos ya dentro, el siguiente paso suele ser dejar de preparar los informes a mano: cómo dejar de montar informes a mano.
Cómo planteamos estos proyectos está en automatización e IA aplicada.
¿Cuántas facturas tecleáis al mes? Con ese dato y un par de ejemplos podemos decirte si compensa. Solicitar una conversación →