Comprar, integrar o desarrollar software
Por David San José
Cuando una herramienta se queda corta, la conversación suele saltar directamente a "necesitamos un programa nuevo". Antes de eso hay cuatro opciones, y conviene mirarlas en orden, de la más barata a la más cara.
1. Ajustar lo que ya tienes
Muchos programas se usan a medias: campos sin configurar, permisos por defecto, informes que existen y nadie conoce. Antes de cambiar nada merece la pena comprobar si el problema es de la herramienta o de cómo está montada.
Tiene sentido cuando el programa cubre el proceso y lo que falla es la configuración o el uso.
2. Comprar un programa estándar
Un programa de mercado cuesta menos, está disponible desde el primer día y lo mantiene otro. Es la mejor opción cuando tu proceso se parece al de la mayoría de empresas de tu sector.
Tiene sentido cuando puedes adaptar tu forma de trabajar al programa sin perder nada importante.
Ojo con el coste recurrente por usuario y con lo que cuesta sacar tus datos si un día cambias.
3. Integrar lo que ya usas
A menudo cada programa funciona bien por separado y el problema es que no se hablan: el mismo dato se teclea dos veces o se pasa con copiar y pegar. Conectarlos suele ser un trabajo mucho menor que sustituirlos.
Tiene sentido cuando las herramientas son adecuadas y permiten conectarse, por API, por exportaciones o con acceso a la base de datos.
Ojo con los programas cerrados. No todos lo permiten, y hay que comprobarlo antes de contar con ello.
4. Desarrollar a medida
Es la opción con más coste inicial y la que más se ajusta. Compensa cuando el proceso es propio de tu empresa y encajarlo en un programa obliga a rodeos constantes o a hojas de cálculo paralelas.
Tiene sentido cuando ya has descartado las tres anteriores con motivos.
Ojo con empezar por un sistema completo. Lo razonable es resolver un proceso, ponerlo en uso y ampliar después.
Preguntas para decidir
- ¿El proceso es común en tu sector o es particular de tu empresa?
- ¿Cuántos rodeos hace hoy el equipo para trabajar con la herramienta?
- ¿Tus programas actuales permiten conectarse?
- ¿Quién va a mantener la solución dentro de dos años?
- ¿Puedes sacar tus datos si cambias de opinión?
Si la primera respuesta es "común", lo normal es que la salida esté entre las tres primeras opciones.
Lo habitual es una mezcla
Rara vez la respuesta es una sola. Lo más frecuente es mantener un programa estándar para lo común, como la facturación o la contabilidad, conectarlo con el resto y desarrollar solo la pieza que ningún programa cubre.
Por dónde seguir
Una señal clara de herramientas desconectadas es que los informes se preparan a mano. Si es tu caso, mira cómo dejar de montar informes a mano.
Y si lo que se repite es teclear documentos en un programa, hay una vía intermedia entre comprar y desarrollar: extraer datos de facturas con IA y revisión.
Cómo abordamos este tipo de trabajo está en software e integraciones.
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