Cómo dejar de montar informes a mano
Por David San José
Preparar el informe del mes suele seguir el mismo guion: exportar de un programa, copiar de otro, pegar en una hoja de cálculo, cuadrar y enviar. Funciona, pero consume horas cada mes y depende de la persona que sabe hacerlo. Si esa persona falta, el informe no sale o sale distinto.
Automatizarlo es posible en la mayoría de los casos. El orden en que se hace importa más que la herramienta que se elija.
Antes de automatizar: ¿el informe es correcto?
Un informe manual acumula decisiones que nadie ha escrito: qué filas se quitan, qué clientes se agrupan, qué fecha cuenta como venta. Si se automatiza sin revisarlas, el resultado es el mismo informe con los mismos errores, solo que llega antes y a más gente.
Conviene empezar por tres preguntas:
- ¿Para qué decisión sirve? Si nadie decide nada con él, quizá sobra.
- ¿De dónde sale cada dato? De un programa, de una hoja o de una persona.
- ¿Qué se corrige a mano cada vez? Ahí están las reglas no escritas.
Responderlas lleva poco tiempo y evita automatizar algo que no hacía falta.
Qué hace falta para que se genere solo
Tres condiciones, por este orden:
- Que los datos se puedan extraer sin intervención. Con una API, una exportación programada o acceso de lectura a la base de datos. Si un programa solo permite exportar a mano, ese paso seguirá siendo manual.
- Que cada indicador tenga una definición. "Ventas" puede ser pedido, albarán o factura. Hay que elegir una y dejarla escrita, para que todo el equipo lea la misma cifra.
- Que alguien compruebe el resultado al principio. Durante unas semanas, el informe automático se compara con el manual hasta que coinciden o se entiende por qué no.
Un supuesto
Un ejemplo inventado para ilustrarlo, no un caso de cliente. Una distribuidora prepara cada lunes un informe de ventas por comercial. Los pedidos están en el programa de facturación y los objetivos, en una hoja de cálculo. La persona que lo monta quita a mano las devoluciones y junta dos clientes que en realidad son el mismo.
Automatizarlo exige escribir esas dos reglas, extraer los pedidos de forma programada y cruzarlos con los objetivos. El panel es la parte fácil. Lo que lleva tiempo es descubrir las reglas que solo conocía quien hacía el informe.
Cuándo no compensa
- Si el informe se hace una vez al año.
- Si cambia de forma cada vez que alguien lo pide.
- Si los datos de origen se registran mal. En ese caso el trabajo está antes, en cómo se introducen, y un panel no lo arregla.
Por dónde seguir
Si el problema de fondo es que los programas no se comunican entre sí, antes del informe hay que decidir qué hacer con ellos. Lo explicamos en comprar, integrar o desarrollar software.
Y si parte del trabajo manual consiste en pasar datos de documentos a un programa, puede interesarte cómo extraer datos de facturas con IA y revisión.
Cómo trabajamos este tipo de encargos está en análisis de datos y cuadros de mando.
¿Qué informe os lleva más tiempo? Cuéntanos de dónde salen los datos y vemos si se puede generar solo. Solicitar una conversación →